Tietoarkkitehtuuri ja tiedolla johtaminen

#tiedolla johtaminen #käsitemalli #tiedonhallintamalli

Tietoarkkitehtuuri on yksi tärkeimpiä ja haastavimpia kokonaisarkkitehtuurin osa-alueita. Tavallaan asia on yksinkertainen, kuvataan ne tiedot, joita organisaatiossamme syntyy ja joita käytämme. Jos teemme myyntiä, meillä oletettavasti on esimerkiksi tarjouksia, tuoteluettelo ja hinnasto. Hyvä tapa tunnistaa tietoja onkin käydä niitä läpi prosessien kautta.

Tietoarkkitehtuuri on siis

• tietopääoman tunnistamista. Mitä kaikkea tietoa meillä on ja missä sitä säilytämme? Millaisten tietojen keräämiseen meillä on oikeus (EU:n tietosuoja-asetus) ja mihin velvollisuus (lain edellyttämien rekisterien pito). Maailma on hieman erilainen julkisella sektorilla kuin yksityisellä. Yhtä kaikki meidän pitäisi tietää, mitä tietoa meillä edes on!

• tietojen mallintamista eri tarkoituksiin. Niin sanottu käsitemalli kuvaa toiminnan käsittelysääntöjä tietomallin keinoin. Käsittelysäännöistä yksi esimerkki voisi olla ”asiakkaan kanssa tehdään ensin sopimus ja sopimuksen puitteissa asiakas voi tehdä tilauksia”. Meillä on siis vain sopimusasiakkaita. Käsitemallista voidaan edetä edelleen loogiseen tietomalliin ja sen perusteella suunnitella tietokannan rakenteet.

• tietojen virtaamisen kuvaamista. Saammeko tietoa muilta organisaatioilta tai luovutammeko tietoa muille? Monet organisaatiot saavat DVV:n väestörekisteristä henkilöiden perustiedot. Vastaavasti mm. verottaja kerää tietoa monista eri paikoista. Tietoja virtaa lisäksi prosessien välillä mikä käytännössä toteutuu tietojärjestelmien välisillä tietovirroilla.
  

Tietoarkkitehtuurin tuotoksia on edellä mainitun lisäksi viljalti, joten kokonaiskuvan saaminen voi olla vaikeaa. Yksi pyrkii lisäämään ymmärrystä analysoimalla terminologiaa, toinen suunnittelee yhteisiä tietorakenteita ja kolmas rakentaa tietoallasta. Organisaatiomme johto vaatii, että ottaisimme merkittäviä askeleita tietojohtamisen suuntaan.

Tietoarkkitehtuuria tehdään eri tarkoituksiin monessa paikassa. Prosessien kuvaajat tunnistavat prosessien tietotarpeet, projekteissa suunnitellaan uusien tietovarastojen sisältöä, integraatioissa virtaava tieto on päivittäin muutoksen kohteena. Mukana ovat myös kokonaisarkkitehdit puhumassa helikopterinäkymästä. Meillä tuskin tulee koskaan olemaan yhtä ainutta tietomallia, vaan eri puolilla organisaatiota sijaitseva tietomallien viidakko. Jos näiden sisältö on edes kohtalaisen ristiriidatonta, ollaan jo hyvällä mallilla.

Tietoarkkitehtuuriin liittyy myös tiedonhallinta. Siellä puhutaan tiedonohjaussuunnitelmasta (TOS), arkistoinnin ja tietojen säilytyksen kuvauksesta sekä erilaisista tietosuojaselosteista. Nykyisin julkisella sektorilla osa-aluetta säätelee Tiedonhallintamalli kokonaisarkkitehtuurin sijasta.

Tietomalli on ilmaisuvoimaisin ja eksaktein kokonaisarkkitehtuurin kuvauksista. Eli eniten asiaa tiiveimmässä muodossa ja niin määrämuotoisena, että sen merkitys on yksikäsitteinen. Eli arkkitehtuurikuvausten kuningas ja vahvin nyrkki. Tietomallinnus on tiiveytensä takia nopeaa ja tehokasta tehdä, jos sen osaa. Tietomallinnus voi olla myös hyvin työvoimavaltaista, jos tietokenttiä alkaa kuvaamaan kenttä kentältä. Tietomallin käyttötarve kertoo, kumpaa tarvitset.

BLOGIT

Toiminnan tarpeet määrittävät käsitemallin

Vaikka joku asia sinänsä on totta, kuuluuko se meidän käsitemalliimme?

Kesytä tietoarkkitehtuurin kaaos

Tiedolla johtaminen on tapetilla useimmissa organisaatioissa. Tavoitteita on asetettu, toimenpiteitä käynnistetty ja rekrytointi-ilmoituksia julkaistu. Näinkö se toimii? Nimitetään tiedolla johtamisen vastuuhenkilö ja hän hoitaa homman kotiin?

WEBINAARIT

Webinaarissa käydään läpi etenemistapa organisaatiossa vallitsevan tietokaaoksen haltuunottamiseksi. Sitä varten on ymmärrettävä, mitä tietoa on ja mitä kaikkea tiedolla teemme. Entä johdetaanko tietoa siten, että hyödyntäminen mahdollistuu? Tärkeimpiä käyttökohteita voi tunnistaa aina operatiiviselta tasolta strategiselle tasolle asti.

Tietoa kyllä on, mutta mitä sillä tekisimme?

Tiedolla johtaminen: onnistu arkkitehtuurin avulla

Tiedolla johtaminen on kaikkien niiden organisaatioiden strategioiden keskiössä, missä avainasemassa ovat tieto ja sen hyödyntäminen. Tiedolla johtamisen suunnittelua tarkastellaan webinaarissa arkkitehdin silmälasein: miten tiedolla johtaminen asemoituu organisaatiossa ja miten edetä sen kanssa.

Webinaarissa käydään läpi yksi esimerkki (tietoarkkitehtuurin tuotos), karkea tietomalli (jotkut kutsuvat näitä päätietoryhmiksi) melko konkreettisella tasolla. Webinaarissa kerrotaan miten se tehtiin ja mihin kaikkeen sitä voikaan käyttää.

Tietoarkkitehtuuri esimerkin avulla

Webinaarissa tarkastellaan miten tiedonhallintamallin voi kuvata kokonaisarkkitehtuurin avulla. Tehokkaimmillaan tiedonhallintamalli kuvataan osana kokonaisarkkitehtuuria, mikä tarjoaa sisältöä myös muiden tiedonhallintalain vaatimusten täyttämiseen. Samalla esitellään myös käytännön esimerkkejä kokonaisarkkitehtuurikuvausten soveltamisesta.

Tiedonhallintamallin kuvaaminen arkkitehtuurilla

KURSSI

Tietomallinnuksen peruskuvaukset mallintajille

Tietomallinnus on perustaito, jota tarvitsevat tietoarkkitehtien lisäksi myös projektien ratkaisuarkkitehdit ja tietokantojen kanssa työskentelevät. Kurssi sopii myös toiminnan kuvaajille, parhaiten tarvittavat tietojoukot tunnistuvat toiminnan kuvauksia tehdessä.