#prosessikehitys #prosessimallinnus #BPMN #toiminta-arkkitehtuuri

Mikä on prosessi?

Prosessin voi määritellä monella tavalla riippuen asiayhteydestä, mutta yleinen määritelmä voisi kuulua näin: Prosessi on sarja tapahtumia tai toimintoja, jotka muuttavat lähtötilanteen halutuksi lopputulokseksi. Perinteisessä teollisuudessa tällä voidaan tarkoittaa esimerkiksi raaka-aineiden muuttamista erilaisten välivaiheiden kautta lopputuotteeksi. Palveluliiketoiminnan näkökulmasta prosessilla voidaan tarkoittaa joukkoa tehtäviä, jotka luovat arvoa tai johtavat palvelun syntymiseen. Prosessikuvaukset ovat siis pysyvän toiminnan kuvauksia, jolla kuvataan näitä organisaatioiden sisäisiä toimintaprosesseja.

Prosessin keskeisiä elementtejä ovat sen syötteet sekä tuotokset. Prosessi siis jollain tavalla muuttaa syötettä niin että siitä tulee tuotos, esim raaka-aineita tuotteeksi, dataa muunlaiseksi dataksi tai tilauksia ja osaamista palveluiksi. Tähän tarvitaan erilaisia resursseja, esimerkiksi ihmisiä, koneita, työvälineitä, IT-resursseja sekä tietoja.

Miksi prosesseja kuvataan?

Prosesseja kuvataan hyvin paljon samoista syistä kuin kokonaisarkkitehtuuria ylipäätään: toiminnan ymmärtämiseksi ja kehittämiseksi sekä päätöksenteon helpottamiseksi. Erityisen toimivia prosessikuvaukset ovat laadun ja yhdenmukaisuuden varmistajina. Prosessikuvausten avulla varmistetaan, että samat asiat tehdään samalla tavalla koko organisaatiossa sekä tunnistetaan riskinpaikkoja, virheiden mahdollisuuksia, päällekkäistä työtä ja hukkaa tekemisessä. Prosessikuvaukset ovat myös yleisesti hyvin ymmärrettyjä ja ne helpottavat viestintää organisaation sisällä. Kun ymmärretään paremmin myös oman tiimin ulkopuolista tekemistä, huomataan myös oman työn vaikutukset ja yhteistyömahdollisuudet paremmin. Prosessit ovat myös tärkeä keino saavuttaa organisaation strategisia tavoitteita tekemisen ja työskentelytapojen kehittämisen kautta.

Miten prosesseja kuvataan?

Tavat kuvata prosesseja ovat tyypillisesti hyvin kirjavia. Kokonaisarkkitehtuurissa ylätason prosesseja kuvataan usein ArchiMate kuvauskielellä käyttäen siitä löytyviä prosessielementtejä. Toinen standardiin perustuva tapa kuvata prosesseja ovat esimerkiksi BPMN kuvauskielellä tehdyt uimaratakaaviot. Tämän lisäksi prosessikuvaukset voivat olla sanallisia. Esimerkiksi prosessikortti on yksinkertainen kuvaus prosessin tärkeimmistä tiedoista, kuten prosessin omistaja, tarkoitus, osallistuvat roolit sekä osallistuvat tietojärjestelmät. Myös työohjeet ovat tietynlaisia prosessikuvauksia, joista usein löytyy hyvin tarkalla tasolla se, miten todellisuudessa toimitaan. Sanallisia työohjeita voi hyvin tukea visuaalisella kuvauksella, esim. uimaratakaaviolla. Hyvin usein prosessikuvaukset voivat olla myös erilaisia MS Visiolla tai vastaavalla piirtotyökalulla tehtyjä vuokaavioita, powerpointiin väsättyjä laatikkokuvia tai muita omalla tyylillä tehtyjä kuvauksia. Tässä täytyy pitää mielessä vain se, että yhtenäinen kuvaustapa koko organisaatiossa mahdollistaa kuvausten hyödyntämisen laajasti ja varmistaa että kuvausten tulkinta ei ole henkilöriippuvaista.

Prosessikehitys ja arkkitehtuuri

Prosessien kuvaaminen ja kehittäminen ovat monessa organisaatiossa erillinen toiminto, joka ei ole osa kokonaisarkkitehtuuritoimintoa. Kokonaisarkkitehtuuritoiminnon ja prosessikehityksen olisi kuitenkin hyödyllistä tehdä tiivistä yhteistyötä.

Prosessit ovat saumaton osa kokonaisarkkitehtuuria (erityisesti toiminta-arkkitehtuuria), ja ylätason prosessikarttojen ylläpito onkin kokonaisarkkitehtien tehtävä. Kun taas kuvataan ja kehitetään yksityiskohtaisempia prosesseja, otetaan mukaan usein suurempi joukko kehittäjiä ja mallintajia. Kokonaisarkkitehtuurin tehtävänä on tarjota prosessikehitykselle laaja kokonaiskuva sekä ymmärrystä prosessien välisistä riippuvuuksista, mutta myös prosessien ja tietojärjestelmien sekä tietojen välisistä kytkennöistä. Kokonaisarkkitehtuurin tulisi myös ylätasolla ohjata kehitystä ja tuoda läpinäkyvyyttä päätöksentekoon. Prosessikehitys puolestaan vastaa tarkempien prosessien kuvaamisesta ja kehittämisestä. Tällä tarkemmalla tasolla selvitetään toiminnan tarpeet tietojärjestelmille ja tiedolle sekä tunnistetaan muutosten konkreettiset vaikutukset toiminnassa. Prosessikehitys myös suunnittelee ja toteuttaa todelliset prosessien kehitystoimenpiteet.

Katso alta sisältöjämme prosessien kuvaamiseen ja kehittämiseen liittyen!

Webinaarit

Montako versiota prosesseista organisaatiollasi on?

Webinaarissa käydään läpi, miten prosessikehitys ja kokonaisarkkitehtuuritoiminto voivat tukea toisiaan ja miten ne yhdessä muodostavat kestävän perustan toiminnan kehittämiselle.

Prosessiajattelu ja prosessien kehittämisen perusteet

Koulutuksen käytyään osallistuja ymmärtää, mitä prosessiajattelu on ja mihin prosessien kehittämisellä pyritään. Kurssilla esitellään myös prosessien kuvaustapoja.

Koulutus

Prosessimallinnuksen perusteet (BPMN)

Kurssin jälkeen osallistuja osaa kuvata prosesseja eri tasoilla prosessikartasta aina tarkan tason työnkulkuihin (BPMN). Opettelemme myös tunnistamaan prosesseja ja rajaamaan ne oikealla tavalla.

Koulutus

Lyhytvideot

Käy katsomassa prosesseihin liittyvät videomme

Mitä on prosessiajattelu ja miten prosesseja kuvataan? Pääset myös opastetulle kierrokselle prosessiviidakkoon!